Organismes de formation · modèles Word et Excel à adapter
Registre des réclamations d'un organisme de formation : modèle et procédure
L'indicateur 31 demande de traiter les difficultés rencontrées, les aléas et les réclamations des parties prenantes. Il faut une procédure connue de tous, un registre tenu, et des réponses suivies d'effets.
La procédure en six lignes
- Qui peut réclamer et par quel canal (e-mail, formulaire, téléphone, courrier).
- Enregistrement de chaque réclamation le jour de sa réception.
- Accusé de réception et réponse sur le fond dans des délais que vous fixez.
- Analyse de la cause et, si besoin, action au plan d'amélioration.
- Bilan périodique des réclamations.
- Information des bénéficiaires : livret d'accueil, site, convocation.
Les colonnes du registre
Numéro, date de réception, origine (bénéficiaire, entreprise, financeur, formateur), canal, objet, analyse de la cause, réponse apportée, date de réponse, clôture et numéro de l'action d'amélioration liée. Notez aussi les aléas qui ne sont pas des plaintes : formateur absent, salle indisponible, plateforme en panne, et ce que vous avez fait.
Et si je n'ai aucune réclamation ?
C'est fréquent pour un petit organisme. L'auditeur regarde alors en général si la procédure existe, qu'elle soit communiquée et que le registre soit prêt. Notez les aléas et les remarques négatives des questionnaires : ils montrent que le dispositif fonctionne. Le kit Qualiopi contient la procédure en Word et le registre en Excel, relié au plan d'amélioration.
Le modèle complet
Kit Qualiopi organisme de formation : 39 € HT
- Suivi des 32 indicateurs et 5 registres : formateurs, satisfaction, réclamations, amélioration, veille (Excel)
- Modèles de documents : programme, analyse du besoin, positionnement, CV formateur, questionnaires, procédure de réclamation (Word)
- Téléchargement dès le paiement, sans abonnement
46,80 € TTC, TVA 20 % comprise, facture Stripe. Réservé aux professionnels. Modèles à adapter à votre organisme.
Organismes de formation : Qualiopi
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Nos outils gratuits
- Tableau des allergènes prérempli depuis votre carte : 5 plats gratuits.
- Plan de mémoire technique : avis BOAMP + SIRET, votre score et le plan rempli avec vos marchés gagnés.
Conditions
Modèles édités par Samix Technology (Evan Barke, entrepreneur individuel (EI), SIRET 914 474 358 00019, 6 rue Jean-Philippe Rameau, 66750 Saint-Cyprien, France), vendus aux professionnels.
Ce sont des aides à la rédaction, à adapter à votre établissement, à votre consultation ou à votre organisme. Ils ne constituent ni une attestation, ni une certification, ni un avis de conformité, ni un conseil juridique. Vous restez responsable de votre plan de maîtrise sanitaire, de vos enregistrements, des allergènes que vous déclarez, de vos offres et de vos preuves qualité ; pour un marché public, le dossier de consultation de l'acheteur fait foi ; pour Qualiopi, seul votre organisme certificateur décide.
Prix hors taxes, TVA 20 % en sus, payés une fois par carte via Stripe, sans abonnement ; facture Stripe à votre nom. Les fichiers se téléchargent dès le paiement : en commandant, vous demandez cette exécution immédiate. Si un fichier ne s'ouvre pas, écrivez-nous sous 14 jours : nous corrigeons ou remboursons. Notre responsabilité est limitée au prix payé. Droit français.
Confidentialité : aucun compte, aucun cookie. Stripe traite le paiement et nous transmet la confirmation et les données de facturation ; nous gardons la référence de la commande le temps de nos obligations comptables, sur notre serveur en France. Vos droits : evan@samix-technology.com, ou la CNIL (cnil.fr).
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Questions fréquentes
Une remarque orale est-elle une réclamation ?
Si elle exprime une insatisfaction, notez-la : la forme compte moins que la trace et la réponse.
Combien de temps garder le registre ?
Fixez la durée dans votre procédure ; garder au moins le cycle de certification en cours permet de le montrer à chaque audit.